Како пакета без пакета решава дилему управљања датотекама?

Прво разговарамо о томе како је главобоља традиционална канцеларија: Кабинет датотека је пун и потребно је дуго времена да пронађете уговор; Важни документи се лако могу изгубити или оштетити; Одељења пролазе документе попут играња "проследите парцелу". Ови проблеми се могу ефикасно решитиСистем за канцеларијски паперлоспад.

1. Електронско подношење замјењује акумулацију папира

Најискренија корист од канцеларије без папира је да датотеке буду "на мрежи". Сви документи се скенирају у електронске верзије и чувају се у систему, подржавајући више формата као што су ПДФ и Ворд. На пример, систем за управљање уговором наше компаније сада само треба да уђе у број уговора да би дохватио комплетну датотеку у року од 3 секунде, а нема потребе да се кроз ормаре не треба да се меша.

2 Паметна претрага и брзо позиционирање

Највећа предност електронских датотека је да се могу претраживати. Уграђена функција претраживања система у целокупном тексту може претраживати по кључним речима, датумима, ауторима и другим димензијама. Прошле недеље је одељење за финансије тражило образац за надокнаду пре три године. Некада је требало дуго да се пребаците кроз датотеке, али сада излази након уласка у "путне трошкове у 2022. години".

3. Контрола верзије да бисте избегли конфузију

Највише се плашено у папирним документима је да се стално ревидирају, а нико не зна ко има најновију верзију. Електронски систем документа аутоматски ће сачувати историјске верзије и поставити дозволе за модификацију. Предлог за планирање маркетинга сада је ревидиран на верзију 15, а систем јасно евидентира ко је направио сваку ревизију и када.

4. Мобилна канцеларија прекида ограничења простора

Са системом без папира, мобилни телефони такође могу приступити датотекама у било које време. Прошли пут је мој шеф тражио понуду на аеродрому, а систем сам се пријавио директно на свој мобилни телефон да га пошаљем, који је био бржи од изразе испоруке. Могу да поднесем све датотеке са таблетом када путујем, и могу да спакујем пола исто толико у свом коферу.

5. Сигурна сигурносна копија за спречавање губитка

Важне датотеке се аутоматски подржавају у облаку након скенирања, тако да нема потребе да се бринете чак и ако се рачунар поквари. Наишли смо на трагедију у којој је канцеларија поплављена и све датотеке са папиром су изгубљене. Сада електронске датотеке имају троструке резервне копије, које су много сигурније.

6 Зелени уред смањује трошкове

Учинимо неке израчуне: А4 папир кошта 20 јуана по паковању, а компанија користи 100 паковања месечно, што је 24.000 Иуана годишње. Потрошни материјал штампача, ормарићи за подношење и простор за архивске собе су сви трошкови. После тогаСистем за канцеларијски паперлос, Ови трошкови могу се смањити за најмање 70%, што је такође еколошки прихватљиво.

Као професионални произвођач и добављач, пружамо висококвалитетне производе. Ако сте заинтересовани за наше производе или имате било каквих питања, слободно се пријавитеКонтактирајте нас.